ในการอัปเดตเช้าวันจันทร์ของสัปดาห์นี้นาย H การสำรวจความคิดเห็นขอกลยุทธ์ผู้อ่านเพื่อลดเวลาที่ใช้ในการประชุมน้อยกว่าผลงาน
หลังจากสองสามทศวรรษในการดูแลสุขภาพโดยมีหลายคนที่ใช้ในโครงการขนาดใหญ่และยาวฉันรู้สึกว่าฉันได้เข้าร่วมมากกว่าส่วนแบ่งการประชุมที่ไม่ก่อผล ฉันแทบรอไม่ไหวที่จะเห็นผลการลงคะแนน แต่นี่คือคำแนะนำของฉันสำหรับการประชุมที่มีประสิทธิผล (ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการมีทีมงานที่มีประสิทธิภาพสูงดังนั้นฉันจะรวมไว้ด้วย)
- พิจารณาทำการประชุมให้สั้นกว่าบล็อกมาตรฐาน ฉันเป็นแฟนตัวยงของการประชุม 50 นาทีมากกว่าการประชุมนานชั่วโมงหรือการประชุม 25 นาทีมากกว่าครึ่งชั่วโมง วิธีการนี้ให้เวลาผู้เข้าร่วมระหว่างการประชุมเพื่อเตรียมและมาถึงทันที
- เริ่มการประชุมตรงเวลาโดยไม่มีข้อแก้ตัว หนึ่งในงานอดิเรกที่ฉันชอบคือการคำนวณค่าใช้จ่ายต่อวัน นาทีที่ผู้คนเริ่ม “เพียงไม่กี่นาทีที่จะอนุญาตให้คนอื่นมาถึง” ฉันเป็นประจำในการประชุมที่มีผู้นำระดับสูงและที่ปรึกษาภายนอกมากขึ้นซึ่งอัตราการเผาไหม้สูงกว่า $ 3K ต่อชั่วโมง ทุกนาทีจะนับในสถานการณ์เหล่านี้
- ระวังการพูดคุยเล็ก ๆ และไม่ว่าจะดีสำหรับการเปลี่ยนแปลงของทีมของคุณหรือไม่ หากสมาชิกในทีมเครียดกับโครงการอื่น ๆ หรือการประชุมก่อนหน้านี้อัตราต่อรองอาจไม่ต้องการได้ยินเกี่ยวกับสิ่งที่ทุกคนทำในสุดสัปดาห์นี้
- มีวาระการประชุมก่อนที่จะมีการประชุม ไม่มีวาระไม่มีการประชุม
- แจกจ่ายวัสดุสำคัญใด ๆ ที่จะหารือกับคำเชิญการประชุมและวาระการประชุม ไม่มีอะไรเลวร้ายไปกว่าการพยายามอ่านและเข้าใจสิ่งต่าง ๆ ที่เป็นแบรนด์ใหม่สำหรับคุณในขณะที่มีคนพูดถึงพวกเขาและนำเสนอสไลด์ที่อาจหรือไม่สรุปแนวคิด
- ใช้วาระการประชุมแบบกล่องเวลาเพื่อให้ผู้คนติดตาม
- กำหนดบทบาทการประชุมเฉพาะ รวมถึงตัวจับเวลาและพระคัมภีร์ หลังสามารถเอาท์ซอร์สไปยังเครื่องมือ AI ได้แม้ว่าครูสคริปต์ของมนุษย์ยังคงต้องพิสูจน์อักษรและทำการแก้ไขที่จำเป็น
- สำหรับการประชุมยืนด้วยชุดผู้เข้าร่วมที่ได้รับมอบหมายให้พิจารณาสร้างข้อตกลงการดำเนินงานของทีมที่กำหนดวิธีการทำงานของทีมและวิธีจัดการกับสมาชิกในทีมที่ไม่เข้าร่วมหรือมีแนวโน้มที่จะผูกขาดการประชุม สิ่งนี้สามารถช่วยให้ทีมมีการเมืองและอภิปรายเมื่อผู้คนไม่ได้มีปฏิสัมพันธ์กับกลุ่มในระดับที่คาดหวัง พวกเราหลายคนเกลียดโครงการกลุ่มเมื่อเราอยู่ในโรงเรียนและมีข้อตกลงการดำเนินงานของทีมมักจะเป็นยาแก้พิษที่ดีต่อพฤติกรรมที่ไม่ดี
- เมื่อสร้างข้อตกลงการดำเนินงานของทีมของคุณโปรดทราบว่าคุณต้องการจัดการการโทรทางวิดีโอและผู้คนที่ไม่ได้อยู่ในกล้อง ฉันเคยอยู่ในการประชุมมากมายที่ผู้คนถูกเรียกว่าไม่ได้อยู่ในกล้องและไม่ได้อยู่ในทางที่ดี ในฐานะที่ปรึกษาที่ทำงานในหลายสิบองค์กรในช่วงหลายปีที่ผ่านมานี่อาจเป็นทุ่นระเบิด บางทีใครบางคนจะปิดกล้องเพื่อเป่าจมูกทานอาหารกลางวันหรือเพียงแค่คลายการบีบอัดสักสองสามนาทีเพราะพวกเขาอยู่ตรงสี่ชั่วโมง สิ่งเหล่านี้ควรจะโอเค หากคุณกังวลว่ามีใครบางคนเป็นกล้องมากเกินไปให้ถามคำถามเป็นการส่วนตัว
- หากคุณทำงานในหลายเขตเวลามีโอกาสที่ดีที่คุณกำลังวางแผนในช่วงเวลาอาหารกลางวันทั่วไปของใครบางคน พิจารณาการระบุสิ่งเหล่านี้เป็นการประชุมกล้องเพื่อให้ผู้คนมีอาหารกลางวันโดยไม่ต้องขอโทษ ย้อนกลับไปในวันที่ฉันอยู่ในสำนักงานเต็มเวลาในระบบการดูแลสุขภาพเรามีการประชุมอาหารกลางวันถุงสีน้ำตาลเป็นประจำและทุกคนกินต่อหน้ากันดังนั้นมันจึงยังรู้สึกแปลก ๆ สำหรับฉันที่ผู้คนต้องขอโทษที่ดูแลความต้องการทางกายภาพขั้นพื้นฐาน
- สำหรับการประชุมที่เป็นไฮบริดกับผู้เข้าร่วมบางคนเป็นการส่วนตัวและห่างไกลให้แน่ใจว่ามีคนรู้วิธีการให้บริการกล้องและหน้าจออย่างมีประสิทธิภาพเพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าพวกเขามีการมีส่วนร่วมและความมุ่งมั่นในระดับเดียวกัน สิ่งเดียวกันนี้ใช้กับโทรศัพท์และการเชื่อมต่อเสียง
- สำหรับการประชุมที่ผู้คนคาดว่าจะให้รายงานสถานะพวกเขาจำเป็นต้องส่งรายงานเหล่านี้ล่วงหน้าและแจกจ่ายให้กับกลุ่มพร้อมกับวาระการประชุม (คุณสามารถดูธีมได้ที่นี่) จากนั้นคุณสามารถสร้างความเร็วรอบด้วย “คำถามใด ๆ ” และลดโอกาสในการประชุมที่ควรจะเป็นอีเมล e
- หากผู้มีอำนาจตัดสินใจหรือผู้เข้าร่วมที่ต้องการไม่ได้อยู่ในห้องคุณจะต้องวางแผนอีกครั้ง อย่าเสียเวลาของทุกคนที่ต้องผ่านวาระการประชุมหากเป็นการทำซ้ำในการประชุมหลังการประชุม
- เรียนรู้วิธีใช้ผู้ช่วยวางแผนปฏิทินของคุณ หากคุณต้องการส่งคำเชิญออกไปนอกเวลาทำงานทั่วไปของใครบางคนหรือเมื่อพวกเขามีความขัดแย้งให้ถามพวกเขาว่าพวกเขาสามารถย้ายวันทำงานก่อนวางแผนการประชุมได้หรือไม่ แม้ว่าคุณจะไม่สามารถรองรับบุคคลได้ แต่คำถามก็จะไป / พูดคุยกันอย่างน้อยคุณก็ถาม / พูดคุยเกี่ยวกับคำถามเมื่อเทียบกับการส่งการนัดหมายของผู้คนเวลา 13.00 น.
- หากคุณต้องการนำเสนอในระหว่างการประชุมตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้วิธีแชร์หน้าจอของคุณและวิธีเข้าสู่โหมดความเป็นผู้นำโปรแกรมหรือวิธีการแบ่งปันสไลด์ของคุณผ่านแอพการประชุมของคุณ ไม่มีอะไรเบี่ยงเบนความสนใจไปกว่าการเห็นยางด้านข้างที่มาโดยคลิกผ่านการนำเสนอที่กินได้
- อนุญาตให้มีการสรุปในตอนท้ายของการประชุมที่มีการตรวจสอบการกระทำและเจ้าของของพวกเขา สิ่งนี้ช่วยป้องกันความประหลาดใจ
- นาที / บันทึกย่อที่ถูกต้องต่ำภายในวันทำการในขณะที่ผู้คนยังจำการประชุมอย่างน้อยที่พวกเขาเข้าร่วม
- พิจารณาว่ามีบล็อก “ไม่มีการประชุม” ที่เพื่อนร่วมงานได้ทุ่มเทเวลาในการทำงานให้เสร็จจริงและให้เกียรติบล็อกเหล่านี้ราวกับว่าพวกเขาเป็นนักบุญ ฉันเคยเห็นองค์กรจำนวนมากวางกิจกรรมเหล่านี้ไว้ในปฏิทินของพวกเขาแล้ววางแผนไว้เหนือพวกเขาดังนั้นจึงต้องใช้ภาระผูกพันทางวัฒนธรรมจำนวนหนึ่งเพื่อให้มันเกิดขึ้นจริง
ที่นั่นคุณมีคน มันเหมือนที่ปรึกษาด้านการจัดการชั่วโมงฟรีจากคนที่เคยไปที่นั่นและทำมันอย่างแน่นอน ในระหว่างนี้คุณสามารถเยี่ยมชมการลงคะแนนและบอกเราถึงวิธีจัดการกับคำถามของการประชุมที่ไม่ก่อผล หากคุณมีเรื่องราวที่ดีที่จะแบ่งปันแสดงความคิดเห็นหรือ e -email me
e -mail ดร. Jayne.