ต่อไปนี้เป็นบทความแขกของ Sarah Clifton, VP, การตลาดและกลยุทธ์เกี่ยวกับ Simplevms
วันนี้โรงพยาบาลเผชิญกับพายุที่สมบูรณ์แบบของความท้าทาย: การขาดแคลนพนักงานอย่างยั่งยืนสัญญาซัพพลายเออร์ที่ซับซ้อนและเว็บของข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่ต้องการความแม่นยำ ด้วยโรงพยาบาลมากกว่า 70% ที่ขึ้นอยู่กับคนทำงานด้านสุขภาพชั่วคราวเช่นพยาบาลการท่องเที่ยวแพทย์ของ Locum Tenen และผู้เชี่ยวชาญด้านสุขภาพของพันธมิตร – เพื่อเชื่อมหลุมพนักงานเป็นสิ่งสำคัญในการจัดการคนงานโควต้าเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบการจัดการซัพพลายเออร์ (VMS) ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อปรับปรุงการจ้างงานการจัดการและการชำระเงินของซัพพลายเออร์และพนักงานที่อาจเกิดขึ้นได้กลายเป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับโรงพยาบาล VMS สามารถเปลี่ยนการจัดการแรงงานทำให้โรงพยาบาลสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการปฏิบัติงานได้มั่นใจในการปฏิบัติตามและจัดลำดับความสำคัญการดูแลผู้ป่วย การใช้ VMS ไม่ได้เป็นเพียงการเคลื่อนไหวทางยุทธวิธี – มันเป็นความจำเป็นเชิงกลยุทธ์สำหรับโรงพยาบาลที่นำทางในภูมิทัศน์ที่ซับซ้อนมากขึ้น
วิกฤตพนักงานและบทบาทของ VMS
อุตสาหกรรมสุขภาพกำลังดิ้นรนกับปัญหาการขาดแคลนพนักงาน สมาคมโรงพยาบาลอเมริกันตั้งข้อสังเกตว่าตำแหน่งงานว่างของพยาบาลอยู่ในช่วง 10-15% ในหลายภูมิภาคและสมาคมวิทยาลัยการแพทย์อเมริกันโครงการขาดการแพทย์สูงถึง 86,000 ในปี 2579 คนงานที่อาจเกิดขึ้นเป็นช่องว่างการหยุดที่สำคัญ ทีมงานทรัพยากรบุคคลและทีมช้อปปิ้งมักใช้เวลาหลายชั่วโมงในการทำซ้ำและได้รับการมุ่งเน้นจากลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์เช่นการดูแลผู้ป่วยและการรักษาพนักงาน
VMS กล่าวถึงสิ่งนี้โดยการรวมศูนย์การประสานงานของซัพพลายเออร์ มันทำหน้าที่เป็นแพลตฟอร์มเดียวที่โรงพยาบาลสามารถส่งความต้องการของพนักงานได้รับการเสนอราคาที่แข่งขันได้จากหน่วยงานที่กำหนดไว้ล่วงหน้าและเลือกผู้สมัครที่มีคุณสมบัติเหมาะสม สิ่งนี้จะช่วยลดเวลาในการเติมเต็มบทบาทที่สำคัญทำให้โรงพยาบาลสามารถแทรกพยาบาลการเดินทางหรือนักบำบัดการหายใจเป็นเวลาหลายวันมากกว่าสัปดาห์ ตัวอย่างเช่นในระหว่างการเพิ่มขึ้นของปริมาณผู้ป่วย VMS สามารถจับคู่โรงพยาบาลกับคนงานที่มีอยู่ได้อย่างรวดเร็วเพื่อให้มั่นใจว่าหน่วยดูแลยังคงมีพนักงานอย่างเต็มที่ ด้วยการลบกระบวนการปิดเสียง VMs ยังป้องกันการจ้างงานโกง – เมื่อแผนกข้าม HR เพื่อดึงดูดซัพพลายเออร์โดยตรง – ลดความเสี่ยงของคุณภาพที่ไม่สอดคล้องกันหรือต้นทุนที่สูงเกินจริง
การล็อคการประหยัดต้นทุนด้วยความโปร่งใส
แรงกดดันทางการเงินเป็นความจริงที่ต่อเนื่องสำหรับโรงพยาบาลและการจัดการซัพพลายเออร์ที่ไม่มีประสิทธิภาพสามารถทำให้งบประมาณเครียด กระบวนการด้วยตนเองมักจะนำไปสู่ข้อผิดพลาดเช่นใบแจ้งหนี้ที่ซ้ำกันหรือการชำระเงินมากเกินไปในขณะที่การพึ่งพาเอเจนซี่ที่มีต้นทุนสูงสามารถกัดกร่อนได้ ข้อมูลอุตสาหกรรมชี้ให้เห็นว่าโรงพยาบาลที่ใช้ VMS สามารถลดค่าใช้จ่ายในการจัดการซัพพลายเออร์ได้มากถึง 25% นี่คือความสำเร็จผ่านความโปร่งใสและระบบอัตโนมัติ VMS ให้ทัศนวิสัยที่แท้จริงในราคาซัพพลายเออร์ที่อนุญาตให้โรงพยาบาลเปรียบเทียบการเสนอราคาและเจรจาสัญญาการแข่งขัน การเรียกเก็บเงินอัตโนมัติและการติดตามการชำระเงินลดข้อผิดพลาดต่อไปเพื่อให้มั่นใจว่าซัพพลายเออร์จะได้รับเงินอย่างถูกต้องและตรงเวลา
เป็นสิ่งสำคัญที่การประหยัดต้นทุนไม่ได้มาจากค่าใช้จ่ายของคุณภาพ VMS ช่วยให้โรงพยาบาลตั้งค่ามาตรฐานผลประโยชน์และติดตามความน่าเชื่อถือของซัพพลายเออร์ ตัวอย่างเช่นการวิเคราะห์ภายในแพลตฟอร์มสามารถเปิดเผยว่าหน่วยงานใดที่ให้คนงานที่ปฏิบัติตามมาตรฐานทางคลินิกอย่างสม่ำเสมอ สิ่งนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าโรงพยาบาลรักษาพนักงานที่มีคุณภาพสูงในขณะที่เพิ่มประสิทธิภาพงบประมาณซึ่งเป็นความสมดุลที่สำคัญในยุคของการดูแลตามมูลค่า
การนำทางตามความมั่นใจ
การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นรากฐานที่สำคัญของการดำเนินงานของโรงพยาบาล กฎระเบียบเช่น HIPAA, มาตรฐานคณะกรรมาธิการทั่วไปและข้อกำหนดการออกใบอนุญาตเฉพาะของรัฐจำเป็นต้องมีการควบคุมอย่างเข้มงวดของพนักงานที่มีเงื่อนไข การกำกับดูแลเดียว – การรับรองที่หมดอายุหรือการควบคุมพื้นหลังที่ไม่สมบูรณ์ – สามารถนำไปสู่การลงโทษตามกฎระเบียบหรือความปลอดภัยของผู้ป่วยที่ถูกบุกรุก การจัดการการปฏิบัติตามข้อกำหนดระหว่างซัพพลายเออร์หลายสิบรายแต่ละกระบวนการมีกระบวนการระบุตัวตนที่ไม่ซ้ำกันเป็นงานที่น่ากลัวสำหรับทีมงานฝ่ายทรัพยากรบุคคล
VMS ทำให้สิ่งนี้ง่ายขึ้นโดยการรวมศูนย์การจัดการการระบุตัวตน แพลตฟอร์มสามารถบันทึกและตรวจสอบใบอนุญาตการรับรองและบันทึกการฝึกอบรมทำเครื่องหมายทางออกหรือความคลาดเคลื่อนโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น VMS อาจข้ามข้อมูลประจำตัวของพยาบาลกับข้อกำหนดเวลาจริงของคณะกรรมการของรัฐซึ่งทำให้มั่นใจได้ว่าการปฏิบัติตามก่อนที่คนงานจะเริ่มกะ สิ่งนี้ไม่เพียงลดความเสี่ยงเท่านั้น แต่ยังช่วยเร่งการขึ้นเครื่องซึ่งช่วยให้โรงพยาบาลสามารถแทรกพนักงานได้เร็วขึ้นในช่วงเวลาวิกฤติเช่นฤดูไข้หวัดใหญ่หรือคลื่นผู้ป่วยที่ไม่คาดคิด ด้วยการปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบทีม HR VMS จะเปิดตัวเพื่อมุ่งเน้นไปที่การวางแผนแรงงานเชิงกลยุทธ์มากกว่า minutiae การบริหาร
ทำไมถึงถึงเวลาที่จะลงมือทำ
ความต้องการ VMS นั้นเร่งด่วนกว่าที่เคย การเพิ่มปริมาณผู้ป่วยประชากรสูงอายุและความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นเพื่อการสาธารณสุขจะเพิ่มความต้องการของพนักงาน คนงานที่มีเงื่อนไขจะมีบทบาทมากขึ้น แต่หากไม่มีวิธีการที่มีโครงสร้างโรงพยาบาลเสี่ยงต่อความไร้ประสิทธิภาพที่ทรัพยากรเงินและส่งผลกระทบต่อคุณภาพการดูแล VMS นำเสนอโซลูชันเชิงรุกที่ช่วยให้โรงพยาบาลสามารถทำนายความต้องการของพนักงานด้วยการวิเคราะห์ที่คาดการณ์ได้และปรับขนาดพนักงานของพวกเขาแบบไดนามิก ตัวอย่างเช่นในระหว่างการระบาดของภูมิภาค VM สามารถระบุคนงานที่มีอยู่จากซัพพลายเออร์ที่เชื่อถือได้อย่างรวดเร็วลดการหยุดชะงักของการส่งมอบการดูแล
เมื่อโรงพยาบาลเป็นไปตามรูปแบบการดูแลที่มีมูลค่า VMS ยังสนับสนุนค่าใช้จ่ายของค่าใช้จ่ายในขณะที่ยังคงรักษาพนักงานที่มีคุณภาพสูง ด้วยการเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนของซัพพลายเออร์และสร้างความมั่นใจว่าการปฏิบัติตามข้อกำหนดแพลตฟอร์มดังกล่าวเป็นไปตามแรงจูงใจในการคืนเงินที่ให้รางวัลประสิทธิภาพและผลลัพธ์ สิ่งนี้ทำให้ VMS ไม่เพียง แต่เป็นเครื่องมือสำหรับความท้าทายในปัจจุบัน แต่เป็นรากฐานสำหรับความยืดหยุ่นระยะยาว
เอาชนะความท้าทายในการยอมรับ
การดำเนินการของ VMS ต้องมีการวางแผนอย่างรอบคอบ แต่สามารถจัดการอุปสรรคได้ โรงพยาบาลบางแห่งสนใจเกี่ยวกับการรวมแพลตฟอร์มใหม่เข้ากับระบบที่มีอยู่เช่นบันทึกสุขภาพอิเล็กทรอนิกส์ (EHRs) หรือซอฟต์แวร์เงินเดือน แพลตฟอร์ม VMS ที่ทันสมัยได้รับการออกแบบมาเพื่อการทำงานร่วมกันและซิงโครไนซ์กับระบบเหล่านี้เพื่อลดการหยุดชะงัก การมีส่วนร่วมทรัพยากรบุคคลและผู้นำทางคลินิกในช่วงต้นกระบวนการทำให้มั่นใจได้ว่าการปรับตัวให้เข้ากับเวิร์กโฟลว์และเป้าหมาย การฝึกอบรมที่ครอบคลุมและซัพพลายเออร์สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมทำให้พนักงานสามารถใช้แพลตฟอร์มได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ความท้าทายที่อาจเกิดขึ้นอีกประการหนึ่งคือการต่อต้านจากหน่วยงานพนักงานที่ใช้ในการกำกับความสัมพันธ์โดยตรงกับโรงพยาบาล VMS กำลังสร้างมาตรฐานการโต้ตอบของซัพพลายเออร์ที่อาจทำให้เกิดการผลักดันกลับ อย่างไรก็ตามโรงพยาบาลสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้โดยเน้นประโยชน์ – การชำระเงินที่เร็วขึ้นการเสนอราคาโปร่งใสและการสื่อสารที่คล่องตัว เมื่อเวลาผ่านไปเอเจนซี่มักจะพบว่า VMS ปรับปรุงประสิทธิภาพของพวกเขาและสร้าง win-win สำหรับทุกฝ่าย
สร้างอนาคตที่ยืดหยุ่น
อุตสาหกรรมโรงพยาบาลอยู่ในช่วงเวลากลาง การขาดพนักงานความซับซ้อนด้านกฎระเบียบและแรงกดดันทางการเงินจำเป็นต้องมีการแก้ปัญหาที่เป็นนวัตกรรมที่จัดลำดับความสำคัญของประสิทธิภาพและการดูแลผู้ป่วย ระบบการจัดการซัพพลายเออร์เป็นพันธมิตรที่แข็งแกร่งในความพยายามนี้การปรับปรุงการประสานงานของซัพพลายเออร์ลดต้นทุนให้มั่นใจว่าการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการเปิดใช้งานการตัดสินใจของพนักงาน เมื่อโรงพยาบาลนำทางความท้าทายของปี 2025 ขึ้นไป VMS นำเสนอเส้นทางสู่ความเชี่ยวชาญในการปฏิบัติงานและความยืดหยุ่น